Ga voor een goed ingericht keuzemenu en voorkom heel wat frustratie.
Minutenlang wachten, van het kastje naar de muur gestuurd worden en/of na een tijdje uit de wachtrij gesmeten worden: we hebben het jammer genoeg allemaal al eens meegemaakt… En toch, een kwalitatieve klantenservice opzetten is geen raketwetenschap. Met een goed keuzemenu kom je al een heel eind. Wij zetten je alvast goed op weg en geven je onmiddellijk toepasbare best practices mee.
Nobody really likes a ‘keuzemenu’
Wees maar eerlijk: je zit niet te wachten op een keuzemenu, niemand eigenlijk. Toch kun je als ondernemer vaak niet zonder, het is razend efficiënt. Maar wat maakt nu zo’n keuzemenu nuttig? We zetten een aantal feiten op een rijtje:
1. Zorg dat mensen meteen bij de juiste persoon terecht komen
Klinkt eenvoudig, is het niet. Gebruik je een keuzemenu, zorg er dan voor dat de beller meteen bij de juiste dienst terecht komt. Niets hatelijker dan keer op keer hetzelfde verhaal te vertellen en weer in de wacht te belanden.
2. Een heldere structuur is key
Een goed keuzemenu is glashelder en logisch opgebouwd. Geef eerst aan dat er een keuzemenu volgt, vernoem de afdeling en dan de keuzetoets. Denk vanuit de klant en zorg voor logische benamingen. Het doel is te allen tijde de wachttijd zo kort mogelijk te houden. Hoe meer er vragen komen voor een bepaalde afdeling of dienst, hoe eerder ze in het menu genoemd moeten worden. Weer heel wat frustratie bij je klanten en prospects uitgespaard.
3. Internationale telefoontjes
Krijgt je customer service geregeld internationale telefoontjes? Beginnen met een taalkeuze is dan een must. Vervolgens komen de menu’s in de verschillende talen. Hoewel ze per taal lichtjes kunnen verschillen, houd je ze maar beter zo consistent mogelijk.
Soms is iets niet doen, de beste oplossing
Een laatste tip in dit artikel? Soms is kiezen om geen keuzemenu te integreren de beste. Een klein bedrijf heeft vaak weinig meerwaarde aan een menu en het is niet omdat iedereen het in jouw gedachten heeft, dat je de kudde moet volgen.
Uw keuzemenu door een professionele stem laten inspreken?
Wilt u uw keuzemenu door een professionele stem laten inspreken? Kan u wel wat input gebruiken hoe u dat keuzemenu juist aanpakt of wil u wat uit de band springen en voor een origineel bericht gaan? Bij Voices.be denken we graag met u mee, beschikken we over heel wat professionele stemmen en helpen we u nog uiterst betaalbaar verder ook. Tot binnenkort!
