CREO is een onderwijsinstelling voor volwassenen uit Roeselare. Ze bieden een brede waaier aan opleidingen aan: van Frans leren, tot koken of met een vrachtwagen leren rijden. Peter Verbrugghe werkt achter de schermen bij CREO. Naast heel wat technische aspecten, beheert hij onder andere ook de telefonie.
Waarom gebruiken jullie een telefooncentrale?
Onthaal vind ik super belangrijk. Zowel op de website, maar uiteindelijk het telefonisch onthaal. Het is zoals wanneer je iemand voor de eerste keer ziet. Die eerste indruk.
In totaal werken wij met zo’n 200 mensen in onze twee afdelingen, Kortrijk en Roeselare. Daarvan zijn er ongeveer 25 ondersteunende medewerkers. Gaande van administratie, boekhouding, personeelsdienst. Als wij professioneel willen werken, hebben wij absoluut een telefooncentrale nodig.
Waarom kozen jullie voor professioneel ingesproken bandjes?
We hadden dat ook zélf kunnen doen maar… Net zoals ik zelf niet graag op foto sta (lacht), zijn er ook mensen die wél een mooie stem hebben… Maar als ze dan iets moeten inspreken, komt het zó onprofessioneel over… Daar huiver ik een beetje van. Ik erger me bijvoorbeeld ook soms bij andere bedrijven met een slechte voicemail. Dan denk ik: ‘Mensen toch, zeg dan liever niets, dan dat je iets zegt…’.
Wijzelf hebben het van inkomende gesprekken, niet van uitgaande. Zeker in deze tijd zijn er veel mensen die om inlichtingen vragen. Dat onthaal is voor mij super belangrijk. En dat begint bij de telefooncentrale.
Hoe goed onze mensen dat ook doen. Je kunt het echt niet gaan vergelijken met een professionele opname.
Welke begroetingen gebruiken jullie bij CREO?
Wij gebruiken eigenlijk niet veel meldingen. Wel een welkomstbegroeting en wachtmuziekje. Nu zijn we bijvoorbeeld in verlof, dus gebruiken we een algemeen verlofbericht. Daarna zetten we terug ons corona-bericht in. Dat we dankzij jullie actie gratis aangeboden kregen. Wij hebben ook een bericht buiten de kantooruren.
Wij maken géén gebruik van een doorschakel systeem zoals druk 1, 2 of 3. We hebben liever dat onze beller zo vlug mogelijk een fysiek persoon aan de lijn heeft.
Daarvoor werken wij met met call-queue’s. Onze medewerkers melden zich intern aan. De beller wordt doorverbonden met de eerst-beschikbare medewerker. En daarna gebeurt de doorschakeling intern. Echt om de beller zo vlug mogelijk te helpen.
Hoe beviel de samenwerking met voices.be?
Ik kwam twee jaar geleden bij voices.be terecht na een zoekopdracht in Google. Je kan daar wel uren naar gaan zoeken, maar zoveel tijd wou ik daar niet aan besteden. Op een bepaald moment moet je de keuze maken, hé. De website was aantrekkelijk. En de samenwerking was goed en vlot. Er is ergens een reclamespot die als volgt gaat: “Het doet wat moet.” Wel, dat past ook bij voices.be.
Wij bezorgen onze teksten en we krijgen de teksten professioneel ingesproken terug. Het wordt betaald, en voilà. Het doet wat moet! Ik ben gelukkig, we hebben een professionele begroeting aan de lijn. En dat is voor mij super belangrijk.
